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FUNKTIONSÜBERSICHT

MIT ELOOFFICE WETTBEWERBSVORTEILE SICHERN

Mit der neuen Version ELOoffice 8.0 wird intelligentes Dokumentenmanagement zur Realität. Ohne großen Lernaufwand lässt sich die Software schnell installieren und Sie können sofort beginnen, die Dokumentenflut zeitsparend mit der leistungsfähigen Software zu organisieren. Künftig übernimmt ELOoffice für Sie das Handling Ihrer Dokumente und Sie gewinnen mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben...

Die steigende Papier- und Datenflut erfordert mehr denn je den Einsatz einer leistungsfähigen DMS-/Archiv-Lösung, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden. Intelligenter Arbeiten ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit ELOoffice wird ihre Informationsverwaltung ein Kinderspiel, Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Dokumente und finden jede gewünschte Information in Sekundenschnel

Sicheres Archivieren

Die sehr einfach erlernbare Benutzeroberfläche erlaubt die übersichtliche Verwaltung aller archivierten Dokumente mittels der bekannten Ablagestruktur Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register. Per Mausklick blättert man in seinen Dokumenten wie in einem vertrauten Ordnersystem, egal, ob es sich um Formate wie TIFF, DOC, XLS, PDF usw. handelt. Eine detaillierte Anwender- und Schlüsselverwaltung regelt die individuellen Zugriffsrechte für einzelne Anwender oder ganze Benutzergruppen. So lassen sich alle persönlichen und vertrauten Dokumente sehr leicht vor unberechtigter Einsicht schützen.

ELOoffice und Microsoft Outlook

Speziell für Outlook/Exchange verfügt ELOoffice über die Möglichkeit, E-Mails und andere Outlook-Objekte direkt zu archivieren. Hierbei unterstützt das System sowohl die automatische als auch die manuelle Ablage in ein Zielregister. Attachements werden auf Wunsch verlinkt oder getrennt abgelegt. Vorhandene Suchbegriffe (wie Sender, Empfänger, Betreff usw.) werden vom ELO-System automatisch übernommen.

Blitzschnelles Wiederfinden

Mit ELOoffice wird das Finden von Dokumenten zum Vergnügen. Gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise sparen Sie permanent wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle sinnvolleren Einsatz finden kann.

Die leistungsfähige Datenbank von ELOoffice macht auch bei großen Datenbeständen Wieder finden der Dokumente blitzschnell möglich. ELOoffice erlaubt, eigene Ablage- und Suchmasken zu definieren, über die man seine Dokumente sehr effektiv strukturieren und später auch wieder finden kann. Zudem verfügt ELOoffice über die Möglichkeit der Volltextsuche, bei der nach einzelnen Wortbegriffen im Dokument gesucht werden kann. Zur Expertensuche unterstützt ELOoffice komplexe Suchfolgen.

Flexibel arbeiten - Dank Office-Integration

Für die reibungslose Archivierung selbst erzeugter Dokumente sorgt die weitreichende Integration von ELOoffice in die vorhandene Office-Standardapplikationen.

Per Knopfdruck lassen sich die Dokumente aus der jeweiligen Applikation archivieren, recherchieren und zur Wiederbearbeitung öffnen. Eine integrierte Versionsverwaltung sorgt dafür, dass auch bei vielen unterschiedlichen Versionen der Überblick erhalten bleibt. Für die Langzeitarchivierung können die Office-Dokumente über den ELOoffice Tiffprinter direkt im Archiv abgelegt werden. Hierbei erfolgt die Ablage in einem nicht mehr veränderbaren Standardformat. Ein versionsgeführtes Dokument kann inhaltlich aus mehreren Formaten bestehen.

Archivieren von Internetseiten

Das Internet stellt heute eine riesige Informationsquelle für Inhalte und Dokumente jeder Art dar. Oft sollen nicht alle Informationen ganzheitlich auf dem PC gespeichert werden. Oft genügt es zu wissen, wo man die benötigte Information wiederfindet.

ELOoffice bietet die Möglichkeit, recherchierte WEB-Start-Seiten im Archiv zu speichern. Der Vorteil ist, dass durch die Suche in ELOoffice die Web-Seite viel schneller gefunden wird. Zudem kann man von ELO® aus zu den restlichen Informationen im Netz verzweigen. Dabei unterscheidet ELOoffice zwischen einer direkten und indirekten ELO-Internet-Link-Verbindung, wobei man bei der direkten Verbindung ins Internet mehr Übersicht erhält, als dies bei einer reinen Favoritenliste der Fall ist.

Mobile Dokumente

Mit dem Fertigstellen eines Arbeitsergebinsses werden oft umfangreiche Dokumente ordnerweise übergeben. Das Erstellen dieser Ordner bereitet nicht unerheblichen Arbeitsaufwand. Mit der ELOoffice-Funktion "Archiv veröffentlichen" können Sie auf einfachste Weise Archive exportieren, um diese zum Beispiel auf eine CD zu brennen. Damit der Empfänger genauso einfach in den zur Verfügung gestellten Ordner- und Archivteilen navigieren und recherchieren kann, wird ein Programm zum Anzeigen der Dokumente (Viewer) gleich mitgeliefert. CD einlegen und los geht's. Auf diesem Wege kann man sich natürlich auch die eine oder andere zusätzliche Sicherungskopie seines Dokumentenbestandes erstellen.

Netzwerkfähigkeit

ELOoffice verfügt über Netzwerkfunktionalitäten, wodurch mehrere Benutzer gleichzeitig mit ein und demselben Archiv arbeiten können. Frei definierbare Sichten und das Erstellen logischer Dokumentenkopien erlauben eine aufgabenbezogene Strukturierung der Arbeitsvorgänge.

Eine CheckIN/CheckOUT-Funktionalität stellt sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu keinen Änderungskonflikten kommt. Die zentrale ELOoffice-Datenbank ermöglicht die Weiterleitung von Eingangsdokumenten an Teamkollegen im Bearbeitungsprozess.

Die integrierte Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass wichtige Dokumente und Vorgänge nicht mehr vergessen werden. Hierbei kann man nicht nur sich selbst, sondern auch anderen Kollegen Aufgaben übertragen.

Auf Wunsch notiert ELOoffice die Ereignisse auch gleichzeitig im Outlook-Exchange-Terminkalender. So müssen nur an einer Stelle anstehende Aufgaben verwaltet werden.

So einfach Sicherheit

Sowohl für das Arbeiten in der Gruppe, als auch für den täglichen Umgang lassen sich abgelegte Dokumente in ELOoffice schützen. Eine Anwender- und Schlüsselverwaltung definiert die individuellen Zugriffsrechte der Anwender und Benutzergruppen. Hier wird festgelegt, wer welche Dokumente einsehen darf. Für besonders vertrauliche Dokumente lassen sich diese mit dem integrierten 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus besonders schützen. Ihre Dokumente sind somit auch dann sicher, wenn Ihr PC oder Notebook einmal in falsche Hände gelangt.

Weitreichende Scanfunktionalität

Immer noch machen Papierdokumente einen Großteil der Informationsträger aus. Damit Dokumente ohne Medienbruch transparent zur Verfügung stehen, sind in ELOoffice leistungsfähige Scanfunktionen integriert. Über die standardisierte Twain-Schnittstelle können Scannersysteme unterschiedlichster Leistungsstärken angeschlossen werden. Differenzierte Scanprofile, Kontraststeuerung und automatische Ablage sind nur einige Funktionen, die ELOoffice im Zusammenhang mit dem Scannen von Dokumenten bietet.

Dokumente auf Wanderschaft

Die Export-/Importfunktion ist sehr wichtig, um Dokumente zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. der großen ELOprofessional Systemfamilie) auszutauschen. So ist ein hoher Investitionsschutz gegeben, da Dokumente und Datenbankinformationen auch an andere Systeme weitergegeben werden können. Die Funktion dient aber auch zur Auslagerung bzw. Archivbereinigung. Über die Angabe eines Haltbarkeitsdatums kann man steuern, wann Altdokumente das aktuelle Archiv verlassen sollen.

Auf lange Sicht

Office-Dokumente besitzen applikationsspezifisch eigene proprietäre Formate. Dies birgt die Gefahr, dass sich wichtige Dokumente unter Umständen in Zukunft nicht mehr anzeigen lassen. Aus diesem Grund stellt ELOoffice einen integrierten Tiffprinter zur Verfügung, über den aus jeder Applikation heraus direkt in das ELOoffice-Archiv hinein gedruckt werden kann. Somit ist sichergestellt, dass auch nach vielen Jahren Dokumente ohne die entsprechenden Applikationsversionen angezeigt werden können.

Wenn die Ansprüche steigen

ELOoffice bietet eine kostengünstige Einstiegslösung für den einzelnen Arbeitsplatz und kleine Arbeitsgruppen. Für steigende Ansprüche ist ELOprofessional das Werkzeug der Wahl:

ELOprofessional ist als leistungsfähige Lösung für den Aufbau einer unternehmensweiten Dokumentenmanagementplattform konzipiert. Dank durchgängiger Technologie, bestehend aus Archivserver, Dokumentenmanagement- und Workflow-Management, einer Vielzahl von Zusatzmodulen und der Möglichkeit unternehmensspezifischer Anpassung entsteht die gewinnbringende Lösung für klein- mittelständische Unternehmen.

So funktioniert ELOoffice einwandfrei:

Voraussetzungen:

  • CPU mit 1GHz, 512 MB RAM
  • DVD-ROM Laufwerk
  • Bildschirmauflösung XVGA (1024 x 768) mit 24 Bit Farbtiefe
  • Betriebssysteme: Microsoft Windows XP, 2003 oder Vista
  • Programm: ca. 700 MB freier Festplattenspeicher
  • Archiv: ca. 1 GB pro 20.000 Scanseiten s/w
  • Unterstützung für alle TWAIN-kompatiblen Scannersysteme
  • Unterstützung für DVD-Brenner

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