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ECM / DMS / WORKFLOW

Digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflowmangement - Den Arbeitsalltag einfacher und effektiver gestalten

In einer Organisation gibt es kaum einen Bereich, der ein derart umfangreiches Potential zur Verbesserung der Arbeitsleistung bietet wie das Dokumenten-und Informationsmanagement. Obwohl bereits 70% aller Informationen elektronisch gespeichert bzw. erstellt werden, entspricht die Arbeitsweise in der Bürowelt oftmals noch in weiten Teilen der von vor 30 Jahren. Eine Arbeitsweise, die den heutigen Anforderungen Geschäftsvorgänge immer schneller bearbeiten zu müssen und einen optimalen Service zu bieten, nicht mehr gerecht wird.

In unserem rasanten Informationszeitalter entscheidetdie schnelle und gezielte Verfügbarkeit von Informationen über gezieltes und gewinnbringendes Arbeiten. Eine Hauptaufgabe auf dem Weg zur effektiven Verwaltung liegt dabei in der leichtgängigen Bewältigung der immensen Informationsflut, sprich alle Informationen übersichtlich zentral zu verwalten und blitzschnell einfach und gezielt zur Verfügung zu stellen.

Informationen sind dabei sowohl in Dokumente gebunden sein und hierzu gehören neben elektronischen Dokumenten, wie Fax, Email oder Sprachnachrichten auch Papierdokumente nach wie vor zu den täglichen Kommunikationsmedien. So müssen u. a. Geschäftsbriefe, kfm. Belege wie Lieferscheine und Rechnungen gescannt und archiviert werden. Eigenerstellte Dokumente aus dem ERP-System, Finanzbuchhaltung, etc. müssen mit den Papierdokumenten effizient abgelegt und wieder gefunden werden.

Maßgeblich für eine vollständige Informationsversorgung ist auch die zentrale Verwaltung rein digitaler Dokumente, z.B. aus Word, Excel, CAD-Anwendungen oder Spezialprogrammen.

Dabei müssen die ECM-/DMS-Lösungen in ihrer Ausprägung auf die Größe und die Anforderungen der Unternehmen zugeschnitten sein. Einfache, kostengünstige Software-Lösungen mit geringem Verwaltungsaufwand sind vor allem für kleine Unternehmen wichtig.
Ein wesentlich aufwendigeres Produktdesign benötigt dagegen eine ECM-/DMS-Lösung für mittlere und große Unternehmen. Weitläufige Konfigurationsmöglichkeiten, ausgeklügelte Berechtigungsprozesse sowie eine hohe Modularität stehen hier im Vordergrund. Zielgerichtetes Bearbeiten von großen Belegmengen und die Verwaltung vieler Benutzer ist hier die Anforderung, die sich an eine ECM-/DMS-Lösung stellt.

Mit

• ELOoffice für den einzelnen Arbeitsplatz und kleine Unternehmen
• ELOprofessional für kleine bis mittelständische Unternehmen
• ELOenterprise für große Unternehmen und Konzerne mit verteilten Unternehmensstrukturen
• Microsoft Office SharePoint als Portal, Informations- und schlankes Dokumentenmanagementsystem für mittlere und große Unternehmen

...werden wir den jeweiligen Unternehmensanforderungen in optimaler Weise gerecht.

Der Microsoft Office SharePoint Server kann dabei durch die SOA Architektur der ELO ECM Lösungen auch in idealer Leistungskombination mit ELOprofessional und ELOenterprise betrieben werden. Hier können dann z.B. sowohl starke Funktionen zur Zusammenarbeit, als auch Massenverarbeitungen, ausgeklügelte ad hoc und Standard Workflows und revisionssicheres Archivieren integriert genutzt werden.

Mit AWELOS steht für beide Systeme, SharePoint und ELO, die entscheidende Lösung für eine unkomplizierte und zeitsparende Ablage und Dokumentenverarbeitung zur Verfügung.