Entscheidend vereinfachte und kostengünstige Verfahrensdokumentation für ELO und SharePoint mit AWELOS Global Documentation & Reporting

Mit AWELOS: Global Documentation & Reporting stellt ACTIWARE auf der CeBIT 2009 eine völlig neuartige Anwendung vor, mit welcher Unternehmen die Dokumentationsvorgaben mit wesentlich geringerem Aufwand realisieren können.

Angelburg, 9. Februar 2009. – In zahlreichen Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Projekten sorgt das Thema Verfahrensdokumentation für Sorgenfalten: die eingesetzten Integrationstechnologien und Verarbeitungsprozesse sind in der Regel unzusammenhängende Einzelbaustellen, die zu kompliziert, manipulationsanfällig und enorm beschreibungsaufwändig sind. Mit AWELOS: Global Documentation & Reporting stellt ACTIWARE auf der CeBIT 2009 eine völlig neuartige Anwendung vor, mit welcher Unternehmen die Dokumentationsvorgaben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse transparent und mit wesentlich geringerem Aufwand realisieren und dauerhaft aktuell halten können. Mussten sie früher hierfür meist ein eigenständiges Projekt neben der eigentlichen ECM-/DMS-Implementierung aufsetzen, können mit dem neuen Modul der AWELOS-Suite weite Teile der geforderten Dokumentationen durch die quasi „selbstdokumentierende“ Software erfolgen.

Damit wird eine der bislang wohl größten Herausforderungen für eine revisionssichere Archivierung nach GoBS  wesentlich vereinfacht und kosteneffektiv gestaltet. Der manuelle Teil der Verfahrensdokumentation reduziert sich erheblich. So können Unternehmen bereits beim Ersteinsatz durch AWELOS Global Documentation & Reporting eine Ersparnis von bis zu 60% gegenüber einer herkömmlichen Verfahrensweise erzielen. Langfristig profitieren Anwender von einem erheblich geringeren Pflegeaufwand und vor allem von Transparenz und einer einfachen Nachweisbarkeit der softwaretechnischen Verfahren.

Einheitliche Prozesse statt desintegrierter Schnittstellen

Das Konzept von AWELOS: Global Documentation & Reporting ist überzeugend: die ECM-relevanten Prozesse (wie Klassifizierung, Indizierung, Strukturaufbau, Rechtevergabe und Workflow-Start) und die Schritte rund um die Verarbeitung von Dokumenten (z. B. Druckdatenverarbeitung, Barcode-Erkennung, Ablage aus Word, Excel, Outlook oder dem File-System) werden regelbasiert über eine einzige, zentrale Instanz vorgenommen. Unternehmen arbeiten daher mit einheitlichen Regeln statt mit unzähligen, desintegrierten Schnittstellen und ihren jeweils unterschiedlichen Definitionen und Prozessen. Diese Regelwerke können in der AWELOS-Lösungssuite mit einem Projektdesigner grafisch modelliert werden.

Kunden erhalten Protokolle und Dokumentationen auf Knopfdruck, z. B.:

• für die Verarbeitungskonfiguration,
• bei Änderungen der Verarbeitungseinstellungen und Konfigurationen,
• Auswertungen zur Dokumentenverarbeitung inkl. Laufkarten für Dokumente oder Verarbeitungsstationen,
• Reporting der zentralen Regelwerke sowie der technischen Schnittstellenkonfigurationen.

Das Datenmodell von AWELOS: Global Documentation & Reporting ist so gestaltet, dass jedes Dokument bei jeder Verarbeitungsstation bzw. jeder systemischen Modifikation einen eindeutigen „Fingerabdruck“ erzeugt, beispielsweise wenn ein Druckjob in einzelne Dateien aufgetrennt wird oder wenn eine Hintergrundseite hinterlegt wird. Das Dokument kann so von seiner Erstellung bis zur endgültigen Ablage im DMS/ECM durchgängig verfolgt werden, und zwar ohne aufwändige, manuelle Prozesse.

Das neue Modul „Global Documentation & Reporting“ ist Teil der umfassenden Integrations-Suite AWELOS für das Dokumenten-Management. Derzeit werden die ECM-Systeme ELOprofessional, ELOenterprise sowie der Microsoft Office SharePoint Server unterstützt.

ACTIWARE baut damit seine durchgängige, flexible Integrationssuite AWELOS weiter aus. So stellt AWELOS: Business Template im Rahmen einer leistungsstarken serviceorientierten Architektur (SOA) für alle Aufgaben der Dokumentenverarbeitung und Prozesssteuerung eine komplette regelbasierte Businesslogik zur Indizierung, Strukturerstellung, Ablage, Rechtevergabe und Workflowsteuerung bereit. Dieses einzigartige Gesamtkonzept wurde bereits mehrfach ausgezeichnet, beispielsweise in der Kategorie DMS im Rahmen des „Innovationspreis 2008“.